Foto Cum a reușit digitalizarea de la Cluj să aibă ecouri peste hotarele României

Sala de ședințe a Consiliului Județean Cluj este prezentată ca proiect de referință la nivel internațional în cadrul celui mai mare târg IT și audio-vizual din Europa.

Zilele acestea (3-6 februarie) se desfășoară la Barcelona evenimentul ISE (Integrated Systems Europe), cel mai mare târg IT și audio-vizual din Europa. În cadrul acestuia, proiectul sălii de conferință din cadrul Consiliului Județean Cluj a fost prezentat ca proiect de referință la nivel internațional.

Recunoscută drept una dintre cele mai performante săli de ședință din instituțiile publice europene, aceasta se ridică la un nivel comparabil sau chiar superior unor foruri de prim rang precum Parlamentul European de la Bruxelles, Comisia Europeană, Consiliul Uniunii Europene, NATO sau ONU.

Începând cu anul 2022, Consiliul Județean Cluj a realizat o schimbare majoră în procesul de digitalizare, punând un accent deosebit pe reducerea consumului de materiale, în special de hârtie, precum și pe diminuarea amprentei de carbon asupra mediului. Această transformare a fost posibilă prin implementarea unui sistem de conferință 100% digital, cunoscut și sub denumirea de sistem „paperless”, în sala de ședințe a Consiliului Județean.

„Sistemul a fost instalat în anul 2022 și ulterior dezvoltat în perioada 2023–2024. În prezent, sala de ședințe beneficiază de un sistem complet de videoconferință și audioconferință, complet digitalizat, care permite consilierilor să primească toate informațiile și documentele în format electronic, eliminând necesitatea tipăririi unor volume mari de documente pentru fiecare ședință”, a transmis șeful CJ Cluj, Alin Tișe.

Dacă anterior pregătirea ședințelor presupunea implicarea mai multor persoane, în prezent întregul proces de organizare a unei ședințe a Consiliului, precum și pregătirea materialelor aferente, poate fi gestionat de o singură persoană. Materialele sunt transmise în format digital fiecărui consilier, pe terminalul individual, prin intermediul căruia se realizează și înregistrarea prezenței la ședință.

De asemenea, votul se desfășoară exclusiv pe terminalele digitale, iar rezultatele sunt afișate în timp real pe ecranele LED instalate în sală. În acest moment, procesul de vot este 100% digital, iar toate informațiile sunt disponibile în timp real pentru cei 37 de consilieri, care beneficiază astfel de cele mai noi tehnologii integrate într-un sistem modern de conferință.

Prin implementarea acestui proces de digitalizare, economiile realizate atât din punct de vedere financiar, cât și în ceea ce privește resursa umană implicată în organizarea tuturor întâlnirilor și ședințelor sunt semnificative. Reducerile de costuri sunt evidente în special la nivelul consumabilelor, dar și în optimizarea utilizării resursei umane. Astfel, în aproape patru ani de funcționare a noii săli de conferință digitale, aceasta a deservit ședințele Consiliului Județean, precum și numeroase întâlniri și ședințe ale departamentelor și instituțiilor subordonate, oferind un cadru profesionist și adecvat pentru desfășurarea acestora în cele mai bune condiții.

Pentru soluțiile instalate în această sală de conferință, Consiliul Județean Cluj a optat pentru unul dintre cei mai renumiți producători la nivel mondial de echipamente audiovizuale și sisteme de conferință, compania ITC, cea care a prezentat proiectul în cadrul evenimentului ISE. 

Informații relevante:

37 consilieri
500 foi / consilier / ședință
18.500 foi / ședință

37 topuri / ședință

2–3 ședințe / lună
24–36 ședințe / an

Cost hârtie

Preț mediu: 25 lei / top

Minim: 37 × 24 = 888 topuri / an
→ 22.200 lei / an

Maxim: 37 × 36 = 1.332 topuri / an
→ 33.300 lei / an

Cost cerneală / toner

Estimare uzuală:

1 toner ≈ 2.000–2.500 pagini
cost mediu toner: 300 lei

Consum anual

Minim: 18.500 × 24 = 444.000 pagini
Maxim: 18.500 × 36 = 666.000 pagini

Cost toner

Minim: ~178 tonere × 300 lei = 53.400 lei
Maxim: ~267 tonere × 300 lei = 80.100 lei

Costuri deținere / arhivare

Include: dosare, bibliorafturi
spațiu de depozitare
manipulare, arhivare, timp personal

Estimare conservare:

5–7 lei / top / an
Minim: 888 × 5 = 4.440 lei
Maxim: 1.332 × 7 = 9.324 lei

ECONOMIE TOTALĂ ANUALĂ (paperless)

Varianta minimă (2 ședințe/lună)

Hârtie: 22.200 lei
Toner: 53.400 lei
Arhivare: 4.440 lei
≈ 80.000 lei / an

Varianta maximă (3 ședințe/lună)

Hârtie: 33.300 lei
Toner: 80.100 lei
Arhivare: 9.324 lei
≈ 122.700 lei / an

Concluzie clară: Trecerea la sistem „paperless” aduce o economie anuală estimată între

≈ 80.000 și 123.000 lei, fără a lua în calcul:

uzura imprimantelor
costuri de mentenanță
timpul de lucru al personalului
beneficiile de mediu

Economie în 4 ani aprox. 500.000 de lei pe hârtie, tonere, bibliorafturi.